QuTime は、チームがすでに持っているスマートフォンで勤怠を記録します。タイムレコーダーを購入・設置・保守する必要はなく、壁に取り付けるものもありません。あとから共有タブレットを追加することは選べます。
打刻が受け付けられるかどうかは、2 つの条件で決まります。
- どこにいるか。 アプリが現在位置を地図に表示し、勤務地の周囲に描いた円の内側で打刻する必要があります。
- 誰であるか。 打刻の瞬間に撮影した写真を、そのメンバーが事前に登録した写真と照合します。
仕組みはこれだけです。以下の設定は、この 2 つのチェックを意味のあるものにするための準備です。
5 ステップで設定する
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会社情報を入力します。 会社名、国、そして 1 つだけ慎重に決めたい項目——タイムゾーンです。勤怠日、1 日の合計、月次のレポートはすべてこれを基準に計算されます。誤っていると、労働時間が別の日に入り、すべてのレポートが少しずつずれます。
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メンバーを登録します。 10 人程度なら、ファイルを用意するより 1 人ずつ追加するほうが早く済みます。人数が多い場合は一覧ファイルを取り込みます。全員に固有の従業員コードを付けてください。2 回目のファイルを取り込むとき、誰かを上司として指定するとき、そして登録済みの人を二重に作らず突き合わせたいときに、必ず必要になります。
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最初のジオフェンスを描きます。 ジオフェンスとは勤務地を囲む円で、地図上の 1 点と半径で決まります。メンバーの画面に表示された座標がその内側にあれば、打刻が受け付けられます。住所を検索し、チームが実際に通る入口にピンをドラッグして、半径はまず既定の 200 メートルのままにしておきます。まずは主部署に 1 つ作っておけば十分です。
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メンバーにアプリのインストールと顔の登録をしてもらいます。 各メンバーが SVDY アプリをインストールしてサインインし、顔写真を登録します。これは任意の追加作業ではなく前提条件です。写真の登録と、同意の記録・承認が済むまで、誰も打刻できません。この工程は他の人の手が空くのを待つため、いちばん時間がかかります。運用開始の数日前に案内を送ってください。
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初日の実運用を見守ります。 月末のレポートを待たず、届く打刻をその場で確認します。見るのは 3 点です。打刻が届いているか、時刻が妥当か、入口で誰かが弾かれていないか。
初日に備えてください。 顔の登録が終わっていない人は打刻できません。当日の朝ではなく、前日に一覧を確認しましょう。
フェンスは部署ごと、グループごと、個人ごとにも設定できます。2 つ以上使う場合は適用される順序が重要になります。詳しくはジオフェンスの設定をご覧ください。
シフト（勤務予定）は必要ですか？
始めるうえでは不要です。QuTime ではシフトは任意です。設定しない場合、SVDY はチームが実際に働いた時間を記録し、もともと出勤予定がなかった日を欠勤として扱うことはありません。
打刻を予定の始業・終業時刻と比べたいときにシフトを追加します。たとえば遅刻を検出したい場合や、今日出勤予定だったのに来ていない人を把握したい場合です。営業時間が自由・変動制の小規模チームでは、最後まで追加しないことも多くあります。
困ったときは
初日の朝、誰も打刻できなかった。 ほとんどの場合は顔の登録です。写真が未登録か、同意が承認待ちになっています。他を変える前に、まずこの 2 点を確認してください。
明らかに勤務地ではない場所からの打刻が記録された。 その人にジオフェンスが実際に適用されているか確認します。その人を含むどの階層にもフェンスがなければ、SVDY には照合する場所がなく、どこで打刻しても受け付けられます。
労働時間が 1 日ずれている、または日付の区切りがおかしい。 会社のタイムゾーンを確認してください。
同僚は打刻できるのに、1 人だけ弾かれる。 その人に個人単位のジオフェンスが設定されていないか確認します。個人に直接設定したフェンスは部署とグループのフェンスを完全に置き換えるため、その人が打刻してよい場所をすべて列挙する必要があります。