PureOA は、いまチャットやメール、紙でやり取りしている申請を、承認経路の決まったフォームに変えます。メンバーがスマートフォンから提出すると、適切な承認者に届き、すべての段階が記録されます。
まずは 1 つのフォームから始めてください。すべての業務を一度に作り込もうとすると、焦点を絞った最初の設定が、誰も終えられないプロジェクトに変わってしまいます。
最初のプロセスを作って公開する
- テンプレートか、白紙の下書きから始めます。 テンプレートなら動くフォームと経路が用意されているので、それを調整するほうが白紙から始めるより早いことが多いです。どちらの場合も編集しているのは下書きで、チームには見えず、ここでの操作は誰にも影響しません。
- フォームの項目を追加します。 承認者が判断するために必要なことだけを尋ねてください。項目を 1 つ増やすたびに、チームはこの先ずっとスマートフォンでそれに答え、承認者はそれを読み飛ばすことになります。休暇申請なら、日付・種類・ひとことのメモがあれば足りることが多いです。
- 承認経路を決めます。 誰が、どの順番で承認するかを決めます。可能なかぎり、個人名ではなく役割に割り当ててください。担当者が退職したり休暇に入ったりしても、役割に基づく経路は動き続けますが、名前に基づく経路は止まります。
- 下書きのうちに点検します。 SVDY がフォームと承認経路を検証し、不足している点を知らせます。チームの目に触れる前に確認できます。
- 公開します。 公開すると、そのプロセスが提出できるようになります。
- 自分でテスト申請を出します。 省略して後悔しがちなのがこの手順です。実際の申請として提出し、承認者として承認し、処理履歴で完了まで追ってください。分かりにくい項目名や抜けている承認者は、来週の問い合わせではなくここで見つかります。
- どこにあるかをチームに伝えます。 誰も知らない公開フォームは、何も変えません。申請の名前と、アプリのどこにあるかを 1 通の連絡で伝えれば十分です。
公開したプロセスは編集できません。 これは意図した仕様です。すでに進行中の申請のルールが、途中で変わってしまってはいけません。変更するには、新しい下書きのバージョンを作り、それを編集して公開してください。すでに進行中の申請は、開始したバージョンのまま完了します。
実際の働き方に合った経路にする
承認者は少ないほうがよいです。 承認者が 1 人増えるごとに、気づき、読み、対応しなければならない人が 1 人増え、その分だけ同僚への返答が遅れます。正直なところ 2 段階で足りることが多く、4 段階はたいてい、判断の設計ではなく組織図の写しです。
承認者が不在のときどうなるかを考えてください。 資格のある人が複数いる役割ベースの段階なら止まりません。名前で指定した承認者 1 人が休暇に入れば、申請は 1 週間そのままです。
フォームは判断に合わせてください。 結果を左右しない項目は削除しましょう。
処理履歴で追う
すべての申請には、どこを通り、誰が対応したかの記録が残ります。この履歴があれば、「私の申請はいまどこ？」に人に聞かずに答えられ、どの段階でいちばん滞っているかも分かります。いつも同じ段階が遅いなら、そこを見てください。原因はたいてい、承認者が多すぎるか、承認者が気づける形で通知されていないかのどちらかです。
困ったときは
ワークフローが未完成で公開できない。 段階やつながりが不足しており、SVDY が何が足りないかを示します。下書きで直して、もう一度公開してください。
下書きしか編集できないと表示される。 そのプロセスはすでに公開されています。新しい下書きのバージョンを作り、そこで変更してください。
提出した申請が誰にも届かない。 承認の段階を確認してください。担当者のいない役割に割り当てられていると、受け取る人がいません。
申請が止まっている。 処理履歴を開いて、どの段階で待っているかを確認し、その承認者に働きかけてください。担当者が不在なら、経路を変更します。
チームが使ってくれない。 ほとんどの場合、原因は 2 つのどちらかです。存在を知らないか、フォームが仕事中にスマートフォンから答えられる以上のことを尋ねているか。どちらも、見た目より簡単に直せます。