QuTime registra la asistencia desde el móvil que tu equipo ya lleva encima. No hay ningún reloj de fichar que comprar, instalar o mantener, ni nada que colgar en la pared, salvo que más adelante decidas añadir una tablet compartida.
Dos cosas deciden si un fichaje se acepta:
- Dónde está la persona. La app muestra su posición en un mapa, y el fichaje tiene que caer dentro de un círculo que tú dibujas alrededor del centro de trabajo.
- Quién es. La foto tomada en el momento del fichaje se compara con la foto que ese empleado registró previamente.
Ese es todo el modelo. Todo lo que sigue es la configuración que hace que esas dos comprobaciones tengan sentido.
Configúralo en cinco pasos
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Completa el perfil de tu empresa. Nombre, país y —el ajuste al que conviene prestar atención— tu zona horaria. Los días de asistencia, los totales diarios y los informes mensuales se calculan con ella. Si está mal, las horas caen en el día equivocado y todos los informes se ven ligeramente descuadrados.
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Añade a tus personas. Con un equipo de diez, añadirlas una a una es más rápido que preparar un archivo; con un equipo mayor, importa una hoja de cálculo. Dale a cada empleado su propio código de empleado: lo necesitarás de nuevo cuando subas un segundo archivo, cuando designes a alguien como responsable y siempre que quieras hacer coincidir a una persona que ya creaste en lugar de crearla dos veces por error.
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Dibuja tu primera geocerca. Una geocerca es un círculo alrededor de un centro de trabajo: un punto en el mapa más un radio. Un fichaje se acepta cuando las coordenadas que aparecen en la pantalla del empleado caen dentro. Busca tu dirección, arrastra el marcador hasta la puerta por la que tu equipo entra de verdad y, por ahora, deja el radio en los 200 metros predeterminados. Créala en tu departamento principal: para empezar, con una geocerca basta.
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Pide a tu equipo que instale la app y registre su rostro. Cada empleado instala la app de SVDY, inicia sesión y registra una foto de su rostro. Esto es un requisito previo, no un extra opcional: nadie puede fichar hasta que su foto esté registrada y su consentimiento haya quedado registrado y aprobado. Cuenta con que este paso será el más lento, porque depende de la atención de otras personas: envía las instrucciones unos días antes de la fecha en la que quieres empezar.
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Observa el primer día real. Mira los fichajes a medida que llegan, en lugar de esperar al informe de fin de mes. Estás comprobando tres cosas: que los fichajes están llegando, que llegan a horas razonables y que no se está rechazando a nadie en la puerta.
Prepara el primer día. Quien no haya terminado el registro facial no podrá fichar. Revisa la lista el día antes, no esa misma mañana.
Las geocercas también se pueden definir por departamento, por grupo o por persona, y el orden en el que se aplican importa en cuanto usas más de una: todo el detalle en Configuración de geocercas.
¿Necesitas horarios?
Para empezar, no. Los horarios son opcionales en QuTime. Sin ellos, SVDY registra las horas que tu equipo trabajó realmente y no marca a nadie como ausente por un día en el que no se le esperaba.
Añade un horario cuando necesites que SVDY compare los fichajes con las horas de entrada y salida previstas: por ejemplo, para señalar retrasos o para ver a quién se esperaba hoy y no apareció. Muchos equipos pequeños con horarios abiertos o variables no añaden ninguno.
Resolución de problemas
Nadie pudo fichar la primera mañana. Casi siempre es el registro facial: la foto todavía no está registrada, o el consentimiento sigue pendiente de aprobación. Comprueba esas dos cosas antes de cambiar nada más.
Se registró un fichaje desde un sitio que claramente no es el centro de trabajo. Comprueba si a esa persona le aplica realmente alguna geocerca. Si no existe ninguna en ningún nivel que la cubra, SVDY no tiene ubicación que exigir y el fichaje se acepta donde sea que ocurra.
Las horas están desplazadas un día, o el corte del día parece equivocado. Revisa la zona horaria de tu organización.
A una persona se le rechaza el fichaje mientras a sus compañeros no. Busca una geocerca a nivel de empleado en esa persona. Una geocerca definida directamente sobre un empleado sustituye por completo a las de departamento y grupo, así que tiene que incluir todos los lugares donde esa persona puede fichar.