PureOA convierte las solicitudes que tu equipo envía hoy por mensaje, correo o papel en formularios con una ruta de aprobación definida. Un empleado la envía desde su móvil, llega al aprobador correcto y cada paso queda registrado.
Empieza con un solo formulario. Intentar modelar todos los procesos a la vez convierte una primera configuración bien enfocada en un proyecto que nadie termina.
Crea y publica tu primer proceso
- Empieza desde una plantilla o desde un borrador en blanco. Una plantilla te da un formulario y una ruta que funcionan y que puedes ajustar, lo que suele ser más rápido que empezar de cero. En cualquier caso estás editando un borrador: tu equipo no lo ve y nada de lo que hagas aquí afecta a nadie.
- Añade los campos del formulario. Pide solo lo que el aprobador necesita para decidir. Cada campo de más es una pregunta que tu equipo responderá para siempre, desde un móvil, y un campo que un aprobador tendrá que leer por encima. Una solicitud de ausencia rara vez necesita más que fechas, tipo y una nota.
- Define la ruta de aprobación. Decide quién aprueba y en qué orden. Dirígela a un rol en lugar de a una persona concreta siempre que puedas: cuando esa persona se va o está de vacaciones, una ruta basada en roles sigue funcionando mientras una basada en nombres se queda parada.
- Revísalo mientras sigue siendo un borrador. SVDY valida el formulario y la ruta de aprobación y te dice qué está incompleto, antes de que tu equipo lo vea.
- Publícalo. Publicar es lo que hace que el proceso esté disponible para enviar solicitudes.
- Envía tú una solicitud de prueba. Este es el paso que la gente se salta y luego lamenta. Envíala como una solicitud real, apruébala como aprobador y síguela en el historial de tramitación hasta que se complete. Aquí encontrarás la etiqueta de campo confusa y el aprobador que falta, no en un mensaje de soporte la semana que viene.
- Dile a tu equipo dónde está. Un formulario publicado que nadie conoce no cambia nada. Basta un mensaje con el nombre de la solicitud y dónde encontrarla en la app.
Un proceso publicado no se puede editar. Es intencionado: a las solicitudes que ya están en curso no se les deben cambiar las reglas por debajo. Para hacer un cambio, crea una nueva versión en borrador, edítala y publícala. Las solicitudes que ya están en marcha terminan con la versión con la que empezaron.
Diseña la ruta según cómo trabaja tu equipo de verdad
Menos aprobadores es mejor. Cada aprobador adicional es otra persona que tiene que darse cuenta, leer y actuar antes de que tu compañero reciba respuesta. Dos pasos suele ser la respuesta honesta; cuatro suele ser una jerarquía puesta por escrito más que una decisión tomada.
Pregúntate qué pasa cuando el aprobador no está. Un paso basado en un rol con más de una persona cualificada sigue avanzando. Un único aprobador con nombre y apellidos de vacaciones es una solicitud parada una semana.
Ajusta el formulario a la decisión. Si un campo nunca cambia el resultado, quítalo.
Sigue el proceso en el historial de tramitación
Cada solicitud guarda un registro de por dónde pasó y quién actuó. Ese historial es lo que usas para responder a "¿dónde está mi solicitud?" sin preguntar por ahí, y para ver en qué paso se queda más tiempo. Si un paso es siempre el lento, ahí es donde hay que mirar: normalmente son demasiados aprobadores, o un aprobador al que no se avisa de una forma en la que se dé cuenta.
Resolución de problemas
No se puede publicar porque el flujo no está listo. Hay pasos o conexiones incompletos, y SVDY te dice qué falta. Arréglalo en el borrador y publica de nuevo.
Te dice que solo se pueden editar los borradores. El proceso ya está publicado. Crea una nueva versión en borrador y haz el cambio ahí.
Una solicitud enviada no llega a nadie. Revisa el paso del aprobador. Si va a un rol sin ninguna persona activa asignada, no hay quien la reciba.
Una solicitud está parada. Abre su historial de tramitación para ver en qué paso está esperando y después habla con ese aprobador, o redirígela si la persona asignada no está disponible.
Tu equipo no lo usa. Casi siempre es una de dos cosas: no saben que existe, o el formulario pide más de lo que pueden responder desde un móvil en el trabajo. Las dos son más baratas de arreglar de lo que parecen.