QuTime erfasst Arbeitszeiten über das Handy, das Ihr Team ohnehin dabei hat. Es gibt keine Stempeluhr zu kaufen, zu installieren oder zu warten, und nichts an die Wand zu montieren — es sei denn, Sie ergänzen später ein gemeinsam genutztes Tablet.
Zwei Dinge entscheiden, ob eine Stempelung angenommen wird:
- Wo die Person ist. Die App zeigt ihre Position auf einer Karte, und die Stempelung muss innerhalb eines Kreises liegen, den Sie um den Arbeitsort ziehen.
- Wer sie ist. Das Foto, das im Moment der Stempelung entsteht, wird mit dem Foto verglichen, das diese Person vorher hinterlegt hat.
Das ist das ganze Modell. Alles Weitere ist die Einrichtung, die diesen zwei Prüfungen Bedeutung gibt.
Einrichtung in fünf Schritten
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Vervollständigen Sie Ihr Firmenprofil. Name, Land und — die eine Einstellung, bei der Sorgfalt lohnt — Ihre Zeitzone. Anwesenheitstage, Tagessummen und Monatsberichte werden darin berechnet. Ist sie falsch, landen Stunden am falschen Tag und jeder Bericht sieht leicht verschoben aus.
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Legen Sie Ihre Mitarbeitenden an. Bei einem Team von zehn Personen ist das einzelne Anlegen schneller als eine Datei vorzubereiten; bei einem größeren Team importieren Sie eine Tabelle. Geben Sie jeder Person ihre eigene Personalnummer: Sie brauchen sie wieder, wenn Sie eine zweite Datei hochladen, wenn Sie jemanden als Führungskraft eintragen, und immer dann, wenn Sie eine bereits angelegte Person zuordnen wollen, statt sie versehentlich doppelt zu erstellen.
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Ziehen Sie Ihren ersten Geofence. Ein Geofence ist ein Kreis um einen Arbeitsort: ein Punkt auf der Karte plus ein Radius. Eine Stempelung wird angenommen, wenn die auf dem Bildschirm der Person angezeigten Koordinaten darin liegen. Suchen Sie Ihre Adresse, ziehen Sie den Marker auf die Tür, durch die Ihr Team tatsächlich geht, und lassen Sie den Radius zunächst beim Standardwert von 200 Metern. Legen Sie ihn für Ihre Hauptabteilung an — ein Geofence dort genügt für den Anfang.
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Lassen Sie Ihr Team die App installieren und das Gesicht hinterlegen. Jede Person installiert die SVDY-App, meldet sich an und hinterlegt ein Gesichtsfoto. Das ist eine Voraussetzung, kein optionales Extra: Niemand kann stempeln, solange das Foto nicht hinterlegt und die Zustimmung nicht erfasst und freigegeben ist. Rechnen Sie damit, dass dieser Schritt am längsten dauert, weil er von der Aufmerksamkeit anderer abhängt — verschicken Sie die Anleitung einige Tage vor dem geplanten Start.
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Beobachten Sie den ersten echten Tag. Sehen Sie sich die Stempelungen an, sobald sie eintreffen, statt auf einen Monatsbericht zu warten. Sie prüfen drei Dinge: dass Stempelungen ankommen, dass sie zu plausiblen Zeiten ankommen, und dass niemand an der Tür abgewiesen wird.
Planen Sie den ersten Tag ein. Wer die Gesichtserfassung nicht abgeschlossen hat, kann nicht stempeln. Prüfen Sie die Liste am Vortag, nicht am Morgen selbst.
Geofences lassen sich auch pro Abteilung, pro Gruppe oder pro Person festlegen, und die Reihenfolge, in der sie greifen, wird wichtig, sobald Sie mehr als einen verwenden — alle Details in Geofences einrichten.
Brauchen Sie Dienstpläne?
Für den Start nicht. Dienstpläne sind in QuTime optional. Ohne Plan erfasst SVDY die tatsächlich geleisteten Stunden Ihres Teams und markiert niemanden als abwesend für einen Tag, an dem er nicht erwartet wurde.
Legen Sie einen Dienstplan an, wenn SVDY die Stempelungen mit erwarteten Anfangs- und Endzeiten vergleichen soll — etwa um Verspätungen zu kennzeichnen oder um zu sehen, wer heute erwartet wurde und nicht erschienen ist. Viele kleine Teams mit offenen oder wechselnden Zeiten legen nie einen an.
Fehlerbehebung
Am ersten Morgen konnte niemand stempeln. Fast immer die Gesichtserfassung: Das Foto ist noch nicht hinterlegt, oder die Zustimmung wartet noch auf Freigabe. Prüfen Sie diese zwei Punkte, bevor Sie etwas anderes ändern.
Eine Stempelung wurde von einem Ort erfasst, der offensichtlich nicht der Arbeitsort ist. Prüfen Sie, ob für diese Person überhaupt ein Geofence gilt. Existiert auf keiner Ebene ein Geofence, der sie abdeckt, hat SVDY keinen Ort zu prüfen und die Stempelung wird überall angenommen.
Die Stunden sind um einen Tag verschoben, oder die Tagesgrenze sieht falsch aus. Prüfen Sie die Zeitzone Ihrer Organisation.
Eine Person wird abgewiesen, während Kolleginnen und Kollegen durchkommen. Suchen Sie nach einem Geofence auf Mitarbeiterebene bei dieser Person. Ein direkt bei einer Person gesetzter Geofence ersetzt die Geofences von Abteilung und Gruppe vollständig — er muss deshalb jeden Ort enthalten, an dem diese Person stempeln darf.