PureOA verwandelt die Anträge, die Ihr Team heute per Nachricht, E-Mail oder auf Papier stellt, in Formulare mit einem festgelegten Genehmigungsweg. Eine Person stellt den Antrag vom Handy, er erreicht die richtige genehmigende Person, und jeder Schritt wird protokolliert.
Fangen Sie mit einem Formular an. Wer alle Abläufe gleichzeitig abbilden will, macht aus einer klar begrenzten ersten Einrichtung ein Projekt, das niemand fertigstellt.
Ihren ersten Prozess bauen und veröffentlichen
- Starten Sie von einer Vorlage oder von einem leeren Entwurf. Eine Vorlage liefert ein funktionierendes Formular und einen funktionierenden Weg zum Anpassen, was meist schneller ist als bei Null zu beginnen. In beiden Fällen bearbeiten Sie einen Entwurf — er ist für Ihr Team nicht sichtbar und nichts, was Sie hier tun, wirkt sich auf jemanden aus.
- Fügen Sie die Formularfelder hinzu. Fragen Sie nur ab, was die genehmigende Person zum Entscheiden braucht. Jedes zusätzliche Feld ist eine Frage, die Ihr Team für immer beantwortet, auf einem Handy, und ein Feld, über das eine genehmigende Person hinweglesen muss. Ein Urlaubsantrag braucht selten mehr als Zeitraum, Art und eine Anmerkung.
- Legen Sie den Genehmigungsweg fest. Entscheiden Sie, wer genehmigt und in welcher Reihenfolge. Adressieren Sie wo möglich eine Rolle statt einer namentlich genannten Person: Wenn diese Person geht oder im Urlaub ist, läuft ein rollenbasierter Weg weiter, während ein namensbasierter stehen bleibt.
- Prüfen Sie ihn, solange er noch Entwurf ist. SVDY prüft Formular und Genehmigungsweg und nennt Ihnen, was unvollständig ist, bevor Ihr Team überhaupt etwas sieht.
- Veröffentlichen Sie ihn. Erst die Veröffentlichung macht den Prozess für Anträge verfügbar.
- Stellen Sie selbst einen Testantrag. Das ist der Schritt, den man überspringt und dann bedauert. Stellen Sie ihn als echten Antrag, genehmigen Sie ihn in der Rolle der genehmigenden Person und verfolgen Sie ihn im Bearbeitungsverlauf, bis er abgeschlossen ist. Hier finden Sie die verwirrende Feldbezeichnung und die fehlende genehmigende Person — nicht nächste Woche in einer Supportnachricht.
- Sagen Sie Ihrem Team, wo es zu finden ist. Ein veröffentlichtes Formular, von dem niemand weiß, ändert nichts. Eine Nachricht mit dem Namen des Antrags und dem Ort in der App genügt.
Ein veröffentlichter Prozess kann nicht bearbeitet werden. Das ist gewollt: Bei Anträgen, die bereits laufen, dürfen die Regeln nicht unter ihnen weggezogen werden. Für eine Änderung erstellen Sie eine neue Entwurfsversion, bearbeiten diese und veröffentlichen sie. Bereits laufende Anträge werden auf der Version beendet, mit der sie begonnen haben.
Gestalten Sie den Weg so, wie Ihr Team wirklich arbeitet
Weniger Genehmigende ist besser. Jede zusätzliche genehmigende Person ist eine weitere, die bemerken, lesen und handeln muss, bevor Ihr Kollege eine Antwort bekommt. Zwei Schritte sind oft die ehrliche Antwort; vier sind meist eine niedergeschriebene Hierarchie und keine getroffene Entscheidung.
Fragen Sie, was passiert, wenn die genehmigende Person abwesend ist. Ein rollenbasierter Schritt mit mehr als einer geeigneten Person läuft weiter. Eine einzige namentlich genannte Person im Urlaub bedeutet einen Antrag, der eine Woche liegt.
Passen Sie das Formular der Entscheidung an. Wenn ein Feld nie das Ergebnis ändert, entfernen Sie es.
Beobachten Sie es im Bearbeitungsverlauf
Jeder Antrag führt einen Nachweis darüber, wohin er ging und wer gehandelt hat. Diesen Verlauf nutzen Sie, um „wo ist mein Antrag?" ohne Herumfragen zu beantworten, und um zu sehen, an welchem Schritt die Dinge am längsten liegen. Ist immer derselbe Schritt der langsame, ist das die Stelle zum Hinsehen — meist sind es entweder zu viele Genehmigende oder eine genehmigende Person, die nicht auf eine Weise benachrichtigt wird, die sie bemerkt.
Fehlerbehebung
Die Veröffentlichung wird abgelehnt, weil der Ablauf nicht fertig ist. Schritte oder Verbindungen sind unvollständig, und SVDY nennt, was fehlt. Beheben Sie es im Entwurf und veröffentlichen Sie erneut.
Es heißt, nur Entwürfe könnten bearbeitet werden. Der Prozess ist schon veröffentlicht. Erstellen Sie eine neue Entwurfsversion und nehmen Sie die Änderung dort vor.
Ein gestellter Antrag erreicht niemanden. Prüfen Sie den Genehmigungsschritt. Führt er zu einer Rolle, der keine aktive Person zugewiesen ist, gibt es niemanden, der ihn empfängt.
Ein Antrag hängt. Öffnen Sie seinen Bearbeitungsverlauf, um zu sehen, an welchem Schritt er wartet, und wenden Sie sich an diese genehmigende Person — oder leiten Sie ihn um, wenn die zugewiesene Person nicht verfügbar ist.
Ihr Team nutzt es nicht. Fast immer eines von zwei Dingen: Sie wissen nicht, dass es das gibt, oder das Formular fragt mehr ab, als sie vom Handy bei der Arbeit beantworten können. Beides ist günstiger zu beheben, als es aussieht.