QuTime enregistre la présence depuis le téléphone que votre équipe a déjà en poche. Il n'y a aucune pointeuse à acheter, à installer ou à entretenir, et rien à fixer au mur — sauf si vous décidez plus tard d'ajouter une tablette partagée.
Deux éléments décident si un pointage est accepté :
- Où se trouve la personne. L'application affiche sa position sur une carte, et le pointage doit tomber à l'intérieur d'un cercle que vous tracez autour du site de travail.
- Qui elle est. La photo prise au moment du pointage est comparée à la photo que cet employé a enregistrée au préalable.
C'est tout le modèle. Tout ce qui suit est la configuration qui donne du sens à ces deux vérifications.
La configuration en cinq étapes
-
Complétez le profil de votre entreprise. Nom, pays et — le réglage qui mérite votre attention — votre fuseau horaire. Les journées de présence, les totaux quotidiens et les rapports mensuels sont calculés dedans. S'il est faux, les heures tombent le mauvais jour et tous les rapports semblent légèrement décalés.
-
Ajoutez vos collaborateurs. Pour une équipe de dix personnes, les saisir une par une est plus rapide que préparer un fichier ; pour une équipe plus grande, importez un tableur. Donnez à chaque employé son propre matricule : vous en aurez besoin de nouveau lors d'un deuxième import, quand vous désignerez un responsable, et chaque fois que vous voudrez retrouver une personne déjà créée plutôt que la créer deux fois par erreur.
-
Tracez votre première géoclôture. Une géoclôture est un cercle autour d'un site de travail : un point sur la carte et un rayon. Un pointage est accepté quand les coordonnées affichées sur l'écran de l'employé tombent à l'intérieur. Recherchez votre adresse, faites glisser le repère jusqu'à la porte par laquelle votre équipe passe réellement et laissez pour l'instant le rayon à sa valeur par défaut de 200 mètres. Créez-la sur votre service principal — une seule géoclôture à ce niveau suffit pour démarrer.
-
Demandez à votre équipe d'installer l'application et d'enregistrer son visage. Chaque employé installe l'application SVDY, se connecte et enregistre une photo de son visage. C'est un prérequis, pas une option : personne ne peut pointer avant que sa photo soit enregistrée et que son consentement soit recueilli et validé. Prévoyez que cette étape sera la plus longue, car elle dépend de l'attention d'autres personnes — envoyez les instructions quelques jours avant la date de démarrage prévue.
-
Observez la première vraie journée. Regardez les pointages arriver au lieu d'attendre un rapport de fin de mois. Vous vérifiez trois choses : les pointages arrivent bien, ils arrivent à des heures cohérentes, et personne n'est refusé à la porte.
Préparez le jour J. Toute personne qui n'a pas terminé l'enregistrement de son visage ne pourra pas pointer. Vérifiez la liste la veille, pas le matin même.
Les géoclôtures peuvent aussi être définies par service, par groupe ou par personne, et l'ordre dans lequel elles s'appliquent compte dès que vous en utilisez plus d'une — tous les détails dans Configurer les géoclôtures.
Avez-vous besoin de plannings ?
Pas pour démarrer. Les plannings sont facultatifs dans QuTime. Sans planning, SVDY enregistre les heures réellement travaillées par votre équipe et ne déclare personne absent pour une journée où elle n'était pas attendue.
Ajoutez un planning quand vous avez besoin que SVDY compare les pointages aux heures d'arrivée et de départ prévues — par exemple pour signaler les retards, ou pour voir qui était attendu aujourd'hui et ne s'est pas présenté. Beaucoup de petites équipes aux horaires libres ou variables n'en créent jamais.
Dépannage
Personne n'a pu pointer le premier matin. C'est presque toujours l'enregistrement du visage : la photo n'est pas encore enregistrée, ou le consentement attend encore une validation. Vérifiez ces deux points avant de changer autre chose.
Un pointage a été enregistré depuis un endroit qui n'est clairement pas le site. Vérifiez qu'une géoclôture s'applique réellement à cette personne. Si aucune géoclôture n'existe à un niveau qui la couvre, SVDY n'a aucun lieu à faire respecter et le pointage est accepté où qu'il ait lieu.
Les heures sont décalées d'un jour, ou la limite de journée semble fausse. Vérifiez le fuseau horaire de votre organisation.
Une personne est refusée alors que ses collègues passent. Cherchez une géoclôture définie au niveau de cet employé. Une géoclôture posée directement sur un employé remplace entièrement celles du service et du groupe : elle doit donc lister tous les endroits où cette personne est autorisée à pointer.