PureOA transforme les demandes que votre équipe envoie aujourd'hui par message, par e-mail ou sur papier en formulaires dotés d'un circuit d'approbation défini. Un employé envoie depuis son téléphone, la demande atteint le bon approbateur, et chaque étape est consignée.
Commencez par un seul formulaire. Vouloir modéliser tous les processus d'un coup transforme une première configuration bien ciblée en un projet que personne ne termine.
Construire et publier votre premier processus
- Partez d'un modèle, ou d'un brouillon vierge. Un modèle vous donne un formulaire et un circuit qui fonctionnent et qu'il suffit d'ajuster, ce qui est généralement plus rapide que de partir de rien. Dans les deux cas vous modifiez un brouillon — il n'est pas visible par votre équipe et rien de ce que vous y faites n'affecte qui que ce soit.
- Ajoutez les champs du formulaire. Ne demandez que ce dont l'approbateur a besoin pour décider. Chaque champ superflu est une question à laquelle votre équipe répondra pour toujours, sur un téléphone, et un champ que l'approbateur devra parcourir. Une demande de congé a rarement besoin de plus que des dates, un type et une remarque.
- Définissez le circuit d'approbation. Décidez qui approuve, et dans quel ordre. Adressez l'étape à un rôle plutôt qu'à une personne nommée dès que possible : quand cette personne part ou est en congé, un circuit par rôle continue de fonctionner alors qu'un circuit nominatif s'arrête.
- Vérifiez-le tant qu'il est encore un brouillon. SVDY contrôle le formulaire et le circuit d'approbation et vous indique ce qui est incomplet, avant que votre équipe ne voie quoi que ce soit.
- Publiez-le. C'est la publication qui rend le processus disponible pour recevoir des demandes.
- Envoyez vous-même une demande de test. C'est l'étape que l'on saute et que l'on regrette ensuite. Envoyez-la comme une vraie demande, approuvez-la en tant qu'approbateur, et suivez-la dans l'historique de traitement jusqu'à son terme. C'est ici que vous trouverez l'intitulé de champ ambigu et l'approbateur manquant, pas dans un message d'assistance la semaine prochaine.
- Dites à votre équipe où le trouver. Un formulaire publié que personne ne connaît ne change rien. Un message avec le nom de la demande et l'endroit où la trouver dans l'application suffit.
Un processus publié ne peut pas être modifié. C'est volontaire : les règles des demandes déjà en cours ne doivent pas changer sous leurs pieds. Pour apporter une modification, créez une nouvelle version en brouillon, modifiez-la et publiez-la. Les demandes déjà en cours se terminent sur la version avec laquelle elles ont commencé.
Concevez le circuit tel que votre équipe travaille vraiment
Moins d'approbateurs vaut mieux. Chaque approbateur supplémentaire est une personne de plus qui doit remarquer, lire et agir avant que votre collègue ait une réponse. Deux étapes est souvent la réponse honnête ; quatre, c'est généralement une hiérarchie mise par écrit plutôt qu'une décision prise.
Demandez-vous ce qui se passe quand l'approbateur est absent. Une étape par rôle avec plusieurs personnes qualifiées continue d'avancer. Un unique approbateur nommé, parti en congé, c'est une demande à l'arrêt pendant une semaine.
Accordez le formulaire à la décision. Si un champ ne change jamais l'issue, retirez-le.
Suivez-le dans l'historique de traitement
Chaque demande conserve la trace de son parcours et des personnes qui sont intervenues. Cet historique est ce qui vous permet de répondre à « où en est ma demande ? » sans faire le tour des bureaux, et de voir à quelle étape les choses stagnent le plus. Si une étape est toujours la lente, c'est là qu'il faut regarder — c'est en général soit trop d'approbateurs, soit un approbateur qui n'est pas averti d'une manière qu'il remarque.
Dépannage
La publication est refusée parce que le circuit n'est pas prêt. Des étapes ou des liaisons sont incomplètes, et SVDY nomme ce qui manque. Corrigez dans le brouillon et publiez à nouveau.
On vous indique que seuls les brouillons peuvent être modifiés. Le processus est déjà publié. Créez une nouvelle version en brouillon et faites la modification là.
Une demande envoyée n'atteint personne. Vérifiez l'étape d'approbation. Si elle est adressée à un rôle sans personne active affectée, il n'y a personne pour la recevoir.
Une demande est bloquée. Ouvrez son historique de traitement pour voir à quelle étape elle attend, puis relancez cet approbateur — ou réorientez-la si la personne affectée est indisponible.
Votre équipe ne l'utilise pas. C'est presque toujours l'une de ces deux causes : elle ne sait pas que le formulaire existe, ou le formulaire demande plus que ce qu'elle peut renseigner depuis un téléphone au travail. Les deux se corrigent plus facilement qu'il n'y paraît.