PureOA는 지금 팀이 메시지, 이메일, 종이로 주고받는 신청을 결재 경로가 정해진 양식으로 바꿉니다. 구성원이 휴대폰에서 제출하면 알맞은 결재자에게 전달되고, 모든 단계가 기록됩니다.
먼저 양식 하나로 시작하세요. 모든 업무를 한 번에 다 만들려 하면, 범위를 분명히 한 첫 설정도 아무도 끝내지 못하는 프로젝트가 됩니다.
첫 프로세스를 만들어 게시하기
- 템플릿에서 시작하거나, 빈 초안에서 시작합니다. 템플릿은 동작하는 양식과 경로를 제공하므로, 그것을 손보는 편이 빈 상태에서 시작하는 것보다 대개 빠릅니다. 어느 쪽이든 여러분이 편집하는 것은 초안이고, 팀에는 보이지 않으며 여기서 하는 어떤 작업도 누구에게도 영향을 주지 않습니다.
- 양식 항목을 추가합니다. 결재자가 판단하는 데 필요한 것만 물으세요. 항목이 하나 늘어날 때마다 팀은 앞으로 계속 휴대폰에서 그 질문에 답해야 하고, 결재자는 그것을 읽고 넘겨야 합니다. 휴가 신청이라면 날짜, 종류, 한 줄 메모 이상이 필요한 경우는 드뭅니다.
- 결재 경로를 정합니다. 누가, 어떤 순서로 결재할지 정하세요. 가능하다면 특정 개인이 아니라 역할로 지정하세요. 그 사람이 퇴사하거나 휴가를 가도 역할 기반 경로는 계속 돌아가지만, 이름 기반 경로는 멈춥니다.
- 초안 상태에서 점검합니다. SVDY가 양식과 결재 경로를 검증하고 무엇이 미완성인지 알려 줍니다. 팀이 보기 전에 확인할 수 있습니다.
- 게시합니다. 게시해야 그 프로세스를 제출할 수 있게 됩니다.
- 직접 테스트 신청을 제출합니다. 사람들이 건너뛰고 나서 후회하는 단계가 바로 이것입니다. 실제 신청으로 제출하고, 결재자로서 승인하고, 처리 이력에서 완료될 때까지 따라가 보세요. 혼란스러운 항목 이름과 빠진 결재자는 다음 주 문의 메시지가 아니라 여기서 발견됩니다.
- 어디에 있는지 팀에 알립니다. 아무도 모르는 게시된 양식은 아무것도 바꾸지 못합니다. 신청의 이름과 앱에서 찾는 위치를 담은 안내 한 번이면 충분합니다.
게시된 프로세스는 편집할 수 없습니다. 의도된 동작입니다. 이미 진행 중인 신청의 규칙이 중간에 바뀌어서는 안 되기 때문입니다. 변경하려면 새 초안 버전을 만들어 그것을 편집한 뒤 게시하세요. 이미 진행 중인 신청은 시작했던 버전 그대로 끝까지 진행됩니다.
팀이 실제로 일하는 방식에 맞게 경로를 설계하기
결재자는 적을수록 좋습니다. 결재자가 한 명 늘어날 때마다, 알아차리고 읽고 처리해야 하는 사람이 한 명 늘어나며 그만큼 동료가 답을 늦게 받습니다. 정직한 답은 두 단계인 경우가 많고, 네 단계는 보통 결정을 설계한 것이 아니라 조직도를 옮겨 적은 것입니다.
결재자가 부재중일 때 어떻게 되는지 물어보세요. 자격을 갖춘 사람이 여러 명 있는 역할 기반 단계는 계속 움직입니다. 이름으로 지정한 결재자 한 명이 휴가를 가면, 그 신청은 한 주 동안 그대로 놓입니다.
양식을 그 결정에 맞추세요. 결과를 전혀 바꾸지 않는 항목이라면 삭제하세요.
처리 이력에서 지켜보기
모든 신청에는 어디를 거쳤고 누가 처리했는지에 대한 기록이 남습니다. 이 이력이 있으면 "제 신청 어디까지 갔나요"를 사람들에게 물어보지 않고 답할 수 있고, 어느 단계에서 가장 오래 머무는지도 볼 수 있습니다. 늘 같은 단계가 느리다면 그곳을 살펴보세요. 원인은 대개 결재자가 너무 많거나, 결재자가 알아차릴 수 있는 방식으로 알림을 받지 못하고 있는 것입니다.
문제 해결
워크플로가 준비되지 않아 게시가 거부됩니다. 단계나 연결이 미완성이며, SVDY가 무엇이 빠졌는지 알려 줍니다. 초안에서 고친 뒤 다시 게시하세요.
초안만 편집할 수 있다는 안내가 나옵니다. 그 프로세스는 이미 게시되었습니다. 새 초안 버전을 만들어 거기서 변경하세요.
제출한 신청이 아무에게도 도달하지 않습니다. 결재 단계를 확인하세요. 담당자가 배정되지 않은 역할로 지정되어 있으면 받을 사람이 없습니다.
신청이 멈춰 있습니다. 처리 이력을 열어 어느 단계에서 기다리는지 확인한 뒤 그 결재자에게 요청하세요. 담당자가 부재중이라면 경로를 다시 지정하세요.
팀이 쓰지 않습니다. 거의 항상 두 가지 중 하나입니다. 그것이 있다는 사실을 모르거나, 양식이 근무 중에 휴대폰으로 답할 수 있는 범위를 넘는 것을 묻고 있는 것입니다. 둘 다 보기보다 쉽게 해결됩니다.