يسجّل QuTime الحضور من الهاتف الذي يحمله فريقك أصلًا. لا توجد ساعة دوام تشتريها أو تثبّتها أو تصونها، ولا شيء تعلّقه على الحائط، إلا إذا اخترت لاحقًا إضافة جهاز لوحي مشترك.
أمران يحدّدان قبول تسجيل الحضور:
- مكان الشخص. يعرض التطبيق موقعه على الخريطة، ويجب أن يقع التسجيل داخل دائرة رسمتها حول موقع العمل.
- هويّته. تُطابَق الصورة الملتقطة لحظة التسجيل مع الصورة التي سجّلها الموظف مسبقًا.
هذا هو النموذج بالكامل. وكل ما يلي هو الإعداد الذي يجعل هذين التحقّقين ذوي معنى.
الإعداد في خمس خطوات
-
أكمل ملف مؤسستك. اسم الشركة والدولة، والإعداد الوحيد الذي يستحق التدقيق: المنطقة الزمنية. فأيام الحضور والمجاميع اليومية والتقارير الشهرية تُحسب جميعها وفقًا لها. وإذا كانت خاطئة، تهبط الساعات في اليوم الخطأ ويبدو كل تقرير مائلًا قليلًا.
-
أضف الأشخاص. لفريق من عشرة أشخاص، إضافتهم واحدًا واحدًا أسرع من تجهيز ملف؛ ولفريق أكبر، استورد جدولًا. وامنح كل موظف رمزه الوظيفي الخاص — ستحتاجه مرة أخرى عند رفع ملف ثانٍ، وعند تعيين شخص مديرًا، وكلما أردت مطابقة شخص أنشأته سابقًا بدلًا من إنشائه مرتين بغير قصد.
-
ارسم أول نطاق جغرافي. النطاق الجغرافي دائرة حول موقع العمل: نقطة على الخريطة ونصف قطر. ويُقبل التسجيل عندما تقع الإحداثيات الظاهرة على شاشة الموظف داخلها. ابحث عن عنوانك، واسحب المؤشر إلى الباب الذي يمرّ منه فريقك فعلًا، واترك نصف القطر على قيمته الافتراضية 200 متر في الوقت الحالي. وأنشئه على القسم الأساسي؛ فنطاق واحد هناك كافٍ للبداية.
-
اطلب من فريقك تثبيت التطبيق وتسجيل الوجه. يثبّت كل موظف تطبيق SVDY، ويسجّل الدخول، ويسجّل صورة وجهه. وهذا شرط مسبق لا إضافة اختيارية: لا يستطيع أحد تسجيل الحضور قبل تسجيل صورته وتوثيق موافقته واعتمادها. توقّع أن تكون هذه الخطوة الأطول، لأنها تعتمد على انتباه أشخاص آخرين — أرسل التعليمات بأيام قبل موعد بدء التشغيل.
-
راقب أول يوم عمل حقيقي. انظر إلى التسجيلات وهي تصل بدلًا من انتظار تقرير نهاية الشهر. أنت تتحقق من ثلاثة أمور: أن التسجيلات تصل، وأنها تصل في أوقات منطقية، وأن أحدًا لا يُمنع عند الباب.
جهّز نفسك لليوم الأول. من لم يُكمل تسجيل الوجه لن يتمكن من تسجيل الحضور. راجع القائمة في اليوم السابق، لا في صباح اليوم نفسه.
يمكن أيضًا تعيين النطاقات لكل قسم أو مجموعة أو شخص، وترتيب تطبيقها يصبح مهمًا عند استخدام أكثر من نطاق — التفاصيل كاملة في إعداد النطاق الجغرافي.
هل تحتاج إلى جداول عمل؟
لا للبداية. الجداول اختيارية في QuTime. وبدونها، يسجّل SVDY الساعات التي عملها فريقك فعلًا، ولا يعدّ أحدًا غائبًا في يوم لم يكن متوقّعًا حضوره فيه.
أضف جدولًا عندما تريد من SVDY مقارنة التسجيلات بأوقات بداية ونهاية متوقّعة — مثلًا للإشارة إلى التأخّر، أو لمعرفة من كان متوقّعًا حضوره اليوم ولم يأتِ. وكثير من الفرق الصغيرة ذات ساعات العمل المفتوحة أو المتغيّرة لا تضيف جدولًا أبدًا.
حل المشكلات
لم يتمكن أحد من تسجيل الحضور في الصباح الأول. السبب في الغالب تسجيل الوجه: الصورة لم تُسجَّل بعد، أو الموافقة لا تزال بانتظار الاعتماد. تحقّق من هذين قبل تغيير أي شيء آخر.
سُجّل حضور من مكان ليس موقع العمل بوضوح. تحقّق مما إذا كان هناك نطاق جغرافي ينطبق على هذا الشخص فعلًا. فإن لم يوجد نطاق في أي مستوى يشمله، فليس عند SVDY موقع يفرضه، ويُقبل التسجيل في أي مكان يحدث فيه.
الساعات مُزاحة بيوم، أو حدود اليوم تبدو خاطئة. تحقّق من المنطقة الزمنية لمؤسستك.
شخص واحد يُرفض تسجيله بينما ينجح زملاؤه. ابحث عن نطاق جغرافي على مستوى الموظف لهذا الشخص. فالنطاق المعيّن على الموظف مباشرة يستبدل نطاقات القسم والمجموعة بالكامل، ولذلك يجب أن يسرد كل مكان يُسمح لهذا الشخص بتسجيل الحضور منه.