O PureOA transforma as solicitações que sua equipe hoje manda por mensagem, e-mail ou papel em formulários com um fluxo de aprovação definido. O funcionário envia pelo celular, a solicitação chega ao aprovador certo e cada etapa fica registrada.
Comece com um formulário. Tentar modelar todos os processos de uma vez transforma uma primeira configuração bem focada em um projeto que ninguém termina.
Monte e publique seu primeiro processo
- Comece de um modelo ou de um rascunho em branco. Um modelo entrega um formulário e um fluxo que já funcionam e que você ajusta, o que normalmente é mais rápido do que começar do zero. Em qualquer um dos casos você está editando um rascunho — ele não fica visível para sua equipe e nada do que você faz aqui afeta ninguém.
- Acrescente os campos do formulário. Peça só o que o aprovador precisa para decidir. Cada campo extra é uma pergunta que sua equipe responde para sempre, no celular, e um campo que o aprovador tem de passar os olhos. Uma solicitação de folga raramente precisa de mais do que datas, tipo e uma observação.
- Defina o fluxo de aprovação. Decida quem aprova e em que ordem. Direcione para um cargo em vez de uma pessoa específica sempre que possível — quando essa pessoa sai ou entra de férias, um fluxo por cargo continua funcionando, enquanto um por nome empaca.
- Verifique enquanto ainda é rascunho. O SVDY valida o formulário e o fluxo de aprovação e informa o que está incompleto, antes de sua equipe ver qualquer coisa.
- Publique. Publicar é o que deixa o processo disponível para receber solicitações.
- Envie você mesmo uma solicitação de teste. Este é o passo que as pessoas pulam e depois lamentam. Envie como uma solicitação real, aprove no papel de aprovador e acompanhe no histórico de tramitação até ela se concluir. É aqui que você encontra o rótulo de campo confuso e o aprovador que falta, não em uma mensagem de suporte na semana que vem.
- Diga à sua equipe onde está. Um formulário publicado que ninguém conhece não muda nada. Uma mensagem com o nome da solicitação e onde encontrá-la no aplicativo já basta.
Um processo publicado não pode ser editado. Isso é intencional: solicitações já em andamento não devem ter as regras trocadas por baixo delas. Para fazer uma mudança, crie uma nova versão em rascunho, edite e publique. As solicitações já em andamento terminam na versão em que começaram.
Desenhe o fluxo do jeito que sua equipe realmente trabalha
Menos aprovadores é melhor. Cada aprovador adicional é mais uma pessoa que precisa perceber, ler e agir antes de o seu colega receber resposta. Duas etapas costuma ser a resposta honesta; quatro geralmente é uma hierarquia sendo escrita, não uma decisão sendo tomada.
Pergunte o que acontece quando o aprovador não está. Uma etapa por cargo com mais de uma pessoa qualificada continua andando. Um único aprovador nomeado de férias é uma solicitação parada por uma semana.
Ajuste o formulário à decisão. Se um campo nunca muda o resultado, remova.
Acompanhe no histórico de tramitação
Cada solicitação guarda o registro de por onde passou e de quem agiu. Esse histórico é o que você usa para responder "onde está minha solicitação?" sem sair perguntando, e para ver em qual etapa as coisas ficam paradas por mais tempo. Se uma etapa é sempre a lenta, é ali que você deve olhar — normalmente são aprovadores demais, ou um aprovador que não está sendo avisado de um jeito que ele perceba.
Solução de problemas
A publicação é recusada porque o fluxo não está pronto. Há etapas ou ligações incompletas, e o SVDY diz o que está faltando. Corrija no rascunho e publique de novo.
Aparece que somente rascunhos podem ser editados. O processo já está publicado. Crie uma nova versão em rascunho e faça a mudança lá.
Uma solicitação enviada não chega a ninguém. Confira a etapa do aprovador. Se ela vai para um cargo sem nenhuma pessoa ativa atribuída, não há quem receba.
Uma solicitação está travada. Abra o histórico de tramitação dela para ver em qual etapa está aguardando e depois fale com aquele aprovador — ou redirecione, se a pessoa atribuída não estiver disponível.
Sua equipe não está usando. Quase sempre é uma de duas coisas: não sabem que existe, ou o formulário pede mais do que conseguem responder pelo celular no trabalho. As duas são mais baratas de resolver do que parecem.